PU-møde - Tønder provsti - 7. oktober 2020 - d. 07-10-2020 kl. 13:00 til 15:30 Deltagere: Tønder Provstiudvalg, Tønder Provsti Afbud Wivi Hansen. Christina Rygaard Kristiansen ikke tilstede ved afgørelse af pkt. 18. Bjarne Friis Pedersen ikke tilstede ved afgørelse af pkt. 19.
1 - PUs lånepolitik Fortsat drøftelse vedr. PUs lånepolitik. Tidligere drøftet på pkt. 14 på PU-mødet 15.09.2020. Bilag er opdateret. Sager: Lånepolitik - Drøftelse - 2020 (2020 - 17114) Bilag: Fortsat drøftelse vedr lånepoliti	Drøftet. I udgangspunktet ønsker PU at nedbringe gældsbyrden. PU tilstræber at afvikle kortfristede lån så hurtigt som muligt, gerne i form af ekstraordinære afdrag. PU vil tilstræbe, at provstiets gæld (excl. renter) max er på 35% af ligningen. PU optager ikke, medmindre det skyndes bydende nødvendigt, nye lån indtil budgetåret 2024. PU evaluerer beslutningen i 2024 og medtager beslutningen til samtale med MR på provstisamrådet i foråret 2021.
2 - Fra Abild MR, 5% ansøgning, nye dræn Til efterretning. Abild MR ansøger (mail af 25.08.2020) om 5%midler til uventet udgift på kr. 15.000,- (incl. moms) til dræning af mark tilhørende Abild. Bilag eftersendt fra Abild MR (mail af 10.09.2020). Bevilling på kr. 15.000,- af 5%midlerne adm. givet (mail af 24.09.2020). Sager: Bevilling - 5%midler - Abild MR - Dræn - 2020 (2020 - 23731) Bevilling - 5%midler - Abild MR - Dræn - 2020 (2020 - 23731) Bevilling - 5%midler - Abild MR - Dræn - 2020 (2020 - 23731) Bevilling - 5%midler - Abild MR - Dræn - 2020 (2020 - 23731) Bilag: Vedr. nye dræn på matrikel 105 . jord tilhørende Abild Menighedsråd., Vedr. nye dræn på matrikel 105 . jord tilhørende Abild Menighedsråd., Scan_0157, Re Til Abild Vedr dræning, tilladelse givet, Abild, tilbud på dræn, Aktdokument	5%bevilling på kr. 15.000,- til dræn godkendes.
3 - Arrild MR, nedgravning kabel, deklaration, tinglysning Til efterretning. Arrild MR beder (mail af 07.09.2020) om tilladelse til at Arrild MR accepterer, at der foretages nedgravning af kabel ved styret underboring i h.t. vedhæftede materiale, og at Arrild MR ligeledes godkender, at der foretages tinglysning af kablet. Tilladelse er adm. givet (mail af 07.09.2020). Sager: Tilladelse - Arrild MR - Styret underboring - Skovareal (2020 - 25167) Tilladelse - Arrild MR - Styret underboring - Skovareal (2020 - 25167) Bilag: Fwd Vedr. nedgravning af kabel med styret underboring - deklaration og tinglysning, 1053- Erstatningsaftale-n1, Paradigme 1 N1 Nyetablering af kabelanlæg Gæsteprincippet er fraveget, Tinglysningsrids_Arrild_M_2020200116, MR 74, Dagsorden + referat, AHN svar på mail, Fwd Vedr. nedgravning af kabel med styret underboring - deklaration og tinglysning	Tilladelsen til nedgravning af kabel samt tinglysning godkendes.
4 - PUK, protokollat årsregnskab 2019 Bemærkning vedr. 5%midler. Sager: Protokollat - PUK - Tønder provsti - Årsregnskab 2019 (2020 - 27864) Bilag: PUK, protokollat årsregnskab 2019	M.h.t. bemærkning nr. 7 i revisionsprotokollatet ønsker PU at fortsætte sin nuværende praksis. Bemærkning om 5%midler i øvrigt tages til efterretning. Protokollatet godkendes.
5 - Årsbudget PUK 2021 Til godkendelse. Sager: Budget 2021 - PUK - Tønder provsti (2020 - 14565) Bilag: Årsbudget PUK 2021	Godkendt.
6 - Døstrup MR, Årsregnskabet 2019, godkendelse Til efterretning. Adm. (mail af 14.09.2020) godkendelse af årsregnskab for Døstrup kirkekasse. Døstrup MRs behandling af protokollatet er efterfølgende afleveret (25.09.2020). Sager: Revisionsprotokollat - Døstrup - 2019 (2020 - 27931) Bilag: VS Til Døstrup MR, Årsregnskabet 2019, godkendelse	Årsregnskabet 2019 for Døstrup kirkekasse godkendes. PU har ingen bemærkninger.
7 - Brede MR, genindsendelse budget, kirkegårdsdige Tidl. behandlet på PU-mødet 15.09.2020, pkt. 2. Brede MR har (mail af 23.09.2020) indsendt fornyet oversigt over budget for renovering af Brede kirkegårdsdige med angivelse af valgte tilbud. Der gøres opmærksom på dagsordenens pkt. 8. Sager: Byggesag - Brede MR - Stendiger (2018 - 35978) Bilag: Budget, Licitations resultatliste 22-09-2020	Det indsendte budget med valgte tilbud godkendes.
8 - Anke licitation, stendige Brede kirke Anke (mail af 22.09.2020) vedr. Brede MRs valg af stensætter. Sager: Klage - Licitation - Brede kirkegårdsdige (2020 - 26912) Bilag: VS Stendige ved brede kirke	PU ser ingen bestemmelse i udbudsmaterialet i.f.t. at Brede MR bør anvende det billigste tilbud. PU bemærker, at Brede MR bør have besvaret henvendelsen fra Thomas Jørgensen. En god praksis er, at alle udbydere får svar, når et udbud er afgjort.
9 - Byttepris - Drøftelse - 2020 PU ønsker at drøfte byttepriser i.f.m. maskinindkøb i Tønder provsti. Sager: PU har besluttet, at bytteprisen ved maskinkøb, fremover skal indgår i de fremsendte tilbud. Byttepris - Drøftelse - 2020 (2020 - 27915) Bilag: Aktdokument
10 - MR, maskiner kirkegårde løsninger Drøftelse i.f.m. udsendt mail (16.09.2020) om mulige overgangsløsninger for MR m.h.t. maskiner. Sager: Brev MR - Kirkegårde - Maskiner - Løsninger - 2020 - Emmerlev (2020 - 26245) Bilag: Til MR, maskiner kirkegårde løsninger	Det har vist sig, at leasing er en dyr løsning. PU må derfor trække deres anbefaling af leasing af maskiner til kirkegårdene tilbage. I stedet peger PU på, at vejen frem må være kortvarig leje af enkelte maskiner hos firmaer, men især at indlede samarbejde med andre kirkegårde med at dele/leje maskiner.
11 - Emmerlev MR, bemærkninger maskiner kirkegårde Forespørgsel fra Emmerlev MR vedr. mulige løsninger på maskiner. Hvordan med 5%ansøgninger fx. Sager: Brev MR - Kirkegårde - Maskiner - Løsninger - 2020 - Emmerlev (2020 - 26245) Bilag: Re SV Havetraktor - er ved at stå af (Emmerlev kirke	Hvis udgifter til leje af maskiner skaber likviditetsproblemer, kan der søges likviditetslån af 5%midlerne.
12 - Toftlund-Tirslund MR, leasing af truck Toftlund-Tirslund MR anmoder (mail af 27.09.2020) om godkendelse af leasingkontrakt. Sager: Leasing - Leje - Toftlund-Tirslund - Truck - 2020 (2020 - 27934) Bilag: Leasing af Truck, Fwd: Leasing, Finans. 36 mdr., Finans. 48 mdr., Finans. 60 mdr.	PU beder Toftlund-Tirslund MR om at undersøge, hvad det vil koste at leje en truck i et år. Tilbuddet indsendes efterfølgende til PU, hvorefter sagen genoptages.
13 - Toftlund-Tirslund, Fældning af to træer kirkegård Toftlund 2020 Toftlund-Tirslund MR anmoder (brev af 28.09.2020) om tilladelse til fældning af to træer på Toftlund kirkegård. Sager: Fra Toftlund-Tirslund - Fældning to træer - Toftlund kirkegråd - 2020 (2020 - 27697) Bilag: Fældning af to træer på Toftlnd kirkegård	Fældning af 2 træer på Toftlund kirkegård godkendes.
14 - Procedureplan, lønforhandling mellem provstisekretær og PU Til godkendelse. Sager: Personale - Provstisekretær - Jesper Skau (2018 - 37796) Bilag: lønforhandlingsplan for provstisekretæren	Godkendt.
15 - Fra Højer MR, Allonger 2020 Højer MR har (mail af 23.09.2020) indsendt 3 allonger til godkendelse. Sager: Forpagtning - Højer MR - Allonge - 2020 (2020 - 24454) Bilag: Allonger, CCF18092020, kontrakt menighedsråd	Allongerne godkendes.
16 - Døstrup MR, forpagtningskontrakter 2020 Døstrup MR har (28.09.2020) afleveret 7 forpagtningskontrakter til godkendelse. De medtages på mødet. Bilag vedlagt er anbefaling fra SEGES. Sager: Forpagtningskontrakter - Døstrup, Mjolden - 2020 (2020 - 27947) Bilag: Døstrup, SEGES anbefaling, forpagtningskontrakter 2020	Forpagtningskontrakterne godkendes.
17 - Randerup MR, forespørgsel allonger, forpagtningskontrakter Randerup MR ansøger (brev af 27.09.2020) om allonge til forpagtningskontrakter der udløber i medium 2020. Forpagtningskontrakterne medtages på mødet. Sager: Forespørgsel - Randerup - Forpagtningskontrakter - Allonge - 2020 (2020 - 24695) Bilag: Til Provstiudvalget	Randerup tillades forlængelse af eksisterende kontrakter. Allongerne indsendes senere til PUs godkendelse.
18 - Indflytningssyn, Møgeltønder præstegård 2020 Synsudskrift for indflytningssyn Møgeltønder præstegård, foretaget 24.09.2020. Sager: Indflytningssyn - Møgeltønder præstegård - 24. september 2020 (2020 - 26319) Bilag: Indflytningssyn, Møgeltønder præstegård 2020	Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning.
19 - Tønder MR, synsudskrifter 2020 Tønder MR har afleveret synsudskrifter for syn 2020 af Tønder kirke, kirkegård, sognegård og præstegårde. Sager: Syn - Tønder MR - 2020 (2020 - 26358) Syn - Tønder MR - 2020 (2020 - 26358) Bilag: Tønder MR, synsudskrifter, præstegårde, sognegård 2020, Tønder MR, synsudskrift, kirke kirkegård 2020	Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning.
20 - Kørselsgodtgørelse, lav eller høj takst. Afklaring fra Ribe Stift. Til orientering. Svar modtaget fra Ribe Stift vedr. gældende regler for kørselsgodtgørelse, herunder beslutningskompetencen. Sager: Henvendelse - Tønder Provsti - Provst Christina Ryggard Kristiansen - kørselstakst - organistvikarer - beslutningskompetence (2020 - 24147) Henvendelse - Tønder Provsti - Provst Christina Ryggard Kristiansen - kørselstakst - organistvikarer - beslutningskompetence (2020 - 24147) Bilag: Fra Ribe Stift, til Tønder Provsti, Provst Christina Ryggard Kristiansen, svar på opfølgende spørgsmål i forhold til udbetaling af kørsel til organistvikarer, Picture (Device Independent Bitmap), Brev fra Ribe Stift, til Tønder Provsti, Provst Christina Ryggard Kristiansen, forespørgsel om lovgrundlag for udbetaling af kørsel til organistvikarer og om hvor beslutningskompetencen ligger i forhold til brug af lav eller høj takst til vikarer	Det er nu afklaret, at beslutningsmyndigheden, m.h.t. hvorvidt lav eller høj kørselsgodtgørelse gives til MRs ansatte vikarer, ligger hos MR. PU fastholder deres anbefaling af, at benytte den lave takst. PU vil medtage punktet på provstisamrådet i foråret 2021, således at MR får anledning til en fælles drøftelse.
21 - Daler MR, Vedr. manglende betaling af enkelte gravsteder, september 2020 Orientering. Resultat af møde (16.09.2020) mellem provstiet og Daler MR. Sager: Daler MR - Legataftaler - Manglende - 2020 (2020 - 25850) Daler MR - Legataftaler - Manglende - 2020 (2020 - 25850) Bilag: Vedr Vedr. manglende betaling af enkelte gravsteder,, Ref Daler 16.09.2020	PU orienteret.
22 - Eventuelt Sager: Sag hørende til mødet: PU-møde - Tønder provsti - 7. oktober 2020 (2020 - 27829) Bilag: Aktdokument	PU orienteret om møde i Abild vedr. graverhus. PU indkalder Helene Hansen som stedfortræder for Wivi Hansen. 30. januar 2021 er der provstiudvalgskonkurrence. Orientering om høring.