PU-møde Tønder provsti 4. november 2020 - d. 04-11-2020 kl. 13:00 til 15:30 Indeholder et eller flere lukkede dagsordenspunkter Deltagere: Tønder Provsti, Tønder Provstiudvalg Pkt. 3: Erling Bjerrum-Petersen og Renate Osterholz ikke tilstede ved beslutning. Pkt. 7: Bjarne Friis Pedersen ikke tilstede ved beslutning. Pkt. 8: Erling Bjerrum-Petersen og Renate Osterholz ikke tilstede ved beslutning. Pkt. 20: Haakon Friedrichsen ikke tilstede ved beslutning.
1 - Revisionsprotokollater til kirkekassernes årsregnskaber 2019 Provstiet har, efter aftale, ikke modtaget den samlede oversigt fra PwC over protokollaterne. I stedet har PU mulighed for at orientere sig i regnskabsarkivet på DAP. Vedlagt denne dagsorden er en gennemgang af kirkekassernes protokollater og MRs behandling af samme. Der er i 3 tilfælde bemærkninger om negative frie midler. Dette er reguleret med rammeudmeldingen for 2021. Også i år er der bemærkninger vedr. udgiftsniveauet på gaver. Der er ingen voldsomme overskridelser. Enkelte gavekort har også sneget sig ind. Adskillige MR har fået bemærkninger vedr. deres ansættelseskontrakter. Det bemærkes, at Møgeltønder MR, i deres behandling af protokollatet udtrykker uenighed med revisionens bemærkninger. Revisionen har også udført forvaltningsrevision af MR. Der ses ikke bemærkninger af betydning. Der er, ved dagsordenens dannelse, endnu ikke udført revision for Brøns og Vodder årsregnskab 2019. Disse årsregnskaber vil blive optaget på PUs dagsorden, når Brøns-Vodder MRs behandling af protokollaterne er modtaget. Døstrups årsregnskab for 2019 er behandlet på PU-mødet 07.10.2020. Sager: Protokollater - Tønder provsti - Årsregnskab 2019 (2020 - 27851) Bilag: Notes protokollat årsregnskab 2019	Årsregnskaberne for 2019 godkendes under forudsætning af, at MR tager bemærkningerne i revisionsprotokollaterne i betragtning. Brøns og Vodders årsregnskaber behandles senere.
2 - Kvartalsrapport PUK 3. kvt. 2020 Til PUs godkendelse. Lavt forbrug. Sager: Kvartalsrapporter - Tønder Provsti - PUK - 2020 (2020 - 13624) Bilag: Kvartalsrapport PUK 3. kvt. 2020	Godkendt.
3 - Abild MR, vedr. Graverhus i Abild Abild MR har (mail af 08.10.2020) indsendt kommentar til PUs genoptagelse af sag vedr. graverhuset i Abild. Sager: Anke - Abild MR - Graverhus - Budget 2020 (2019 - 35325) Bilag: Graverhus i Abild	PU har drøftet deres møde 02.09.2020 med Abild MR. PU beder Abild MR om at gennemarbejde deres ønske på ny, samt efterfølgende lade det optræde som et ønske på budgetbidraget. PUs formand vil desuden sende Abild MR et opklarende brev om sagen.
4 - Arrild MR, ansøgning overførsel anlægsmidler Arrild MR ansøger (mail af 21.10.2020) om overførsel af uforbrugte anlægsmidler. Sager: Overførsel - Anlægsmidler - Arrild MR - 2020 (2020 - 31028) Bilag: Ansøgninger, Ansøgning, Budget Præstegård samlet oversigt, Tilbud 1 Malerarbejde, Tilbud 1 Vinduer og dør, Tilbud 2 Malerarbejde, Tilbud 2 Vinduer og dør, Brochure omhandlende de valgte vinduer og dør	Punktet udskydes.
5 - Nørre Løgum MR, Ansøgning 5%midler tolkerum Nørre Løgum MR ansøger (mail af 16.10.2020) om kr. 25.000,- (ex moms) af 5%midlerne til lydafskærmning af tolk (en slags tolkerum). Sager: Bevilling - Byggesag - Nørre Løgum MR - Tolkerum - Nørre Løgum kirke - 2020 (2020 - 30076) Bevilling - Byggesag - Nørre Løgum MR - Tolkerum - Nørre Løgum kirke - 2020 (2020 - 30076) Bilag: Ansøgning om 5% midler til Tolkerum, Ansøgning 5% midler til tolkerum., Scan_0064	Nørre Løgum bevilges kr. 31.250,- (incl. moms) til lydafskærmning af tolk. Sum bevilges af 5%midlerne, da der er tale om et uventet behov.
6 - Fjernvarmerør, udskiftning, Skærbæk Skærbæk MR ansøger (gennem byggesagsmodulet 29.09.2020) om tilladelse til at udskifte fjernvarmerør ved Skærbæk kirke. Sager: Tønder Provsti - Byggesag - Skærbæk kirke - Skærbæk Sogns Menighedsråd - Kirkegårde - Fjernvarmerør - Udskiftning (2020 - 27994) Bilag: Opsummering af indberetning, Bilag fra selvbetjening, Bilag fra selvbetjening, Bilag fra selvbetjening, Bilag fra selvbetjening, Bilag fra selvbetjening	Godkendes og fremsendes til Ribe Stift.
7 - Tønder MR, Kristkirken Forprojekt ansøgning Tønder MR ansøger (gennem byggesagsmodulet 20.10.2020) om tilladelse til at igangsætte forprojekt vedr. renovering af Tønder Kristkirke. Tønder MR ønsker finansiering ved at overføre ca. kr. 150.000,- fra vedligeholdelseskontoen i både 2020 og 2021 til forprojektet. Forprojektet oplyses at koste kr. 275.462,- (incl. moms). Sager: Tønder Provsti - Byggesag - Tønder Kristkirke - Tønder MR - Renovering - Forprojekt (2020 - 30141) Bilag: Opsummering af indberetning, Bilag fra selvbetjening, Bilag fra selvbetjening, Bilag fra selvbetjening, Bilag fra selvbetjening	Ansøgningen afvises. Tønder MR anbefales at søge i.f.m. budgetbidraget.
8 - Abild MR, fornyet ansøgning løvsuger Abild MR har (mail af 12.10.2020) indsendt fornyet ansøgning vedr. løvsuger. Oprindelig (mail af 04.08.2020) ansøgning samt mail (af 29.09.2020) med leasingtilbud er vedlagt som bilag. Sager: Leasing - Abild MR - Løvsuger - 2020 (2020 - 28193) Ansøgning - Abild MR - Ny løvsuger (2020 - 23727) Ansøgning - Abild MR - Ny løvsuger (2020 - 23727) Bilag: Løvsuger, leasingtilbud løvsuger, løvsuger, ansøgning om midler til løvsuger, Tilbud Hans Holm løvsuger	Tak til Abild MR for vedholdenhed og god sparring. Set i lyset, både økonomisk og praktisk, af ulemperne ved både leje og leasing, bevilges der Abild MR en løvsuger. Løvsugeren finansieres med kr. 85.000 (excl. moms) fra Abild MRs egne midler. Maskinen vil senere indgå i en evt. fælles maskinpulje for kirkegårdene i Tønder provsti.
9 - Toftlund-Tirslund MR, ansøgning Leje af El Truck Toftlund-Tirslund MR har (mail af 25.10.2020) indsendt fornyet ansøgning vedr. truck til kirkegården. Denne gang med henblik på at leje. Toftlund-Tirslund MR gør opmærksom på, at de stadigvæk vil foretrække en købs- eller leasingløsning. Sager: Leasing - Leje - Toftlund-Tirslund - Truck - 2020 (2020 - 27934) Bilag: Leje af El Truck, Lejeaftale Eltor Sharp, Til Tønder provsti	Tak til Toftlund-Tirslund MR for vedholdenhed og god sparring. Set i lyset, både økonomisk og praktisk, af ulemperne ved både leje og leasing, bevilges Toftlund-Tirslund MR køb af eltruck. Eltrucken finansieres med kr. 78.125,- af egne midler, samt kr. 100.000,- fra 5%midlerne, da der er tale om en uventet udgift. Maskinen vil senere indgå i en evt. fælles maskinpulje for kirkegårdene i Tønder provsti.
10 - Højst MR, anmodning Leasing af løvsuger, Højst kirkegård Højst MR ansøger (mail af 02.10.2020) af om tilladelse til leasing af løvsuger. Højst meddeler telefonisk (29.10.2020), at de jf. PU beslutning 07.10.2020, har forespurgt på leje af løvsuger 3 forskellige steder. Det har ikke kunnet lade sig gøre. Højst fastholder derfor deres oprindelige ansøgning (mail af 02.10.2020). Sager: Leasing - Højst MR - Løvsuger (2020 - 28304) Bilag: Leasing af løvsuger, Højst, Finansiering, Gammel-Ny Catman-Løvsuger 2020, Tilbud	Tak til Højst MR for vedholdenhed og god sparring. PU står klar til at løse problemet, når det bliver aktuelt.
11 - Samarbejdsaftale omkring konsulentordning Samarbejdsaftale mellem Aabenraa og Tønder provsti vedr. HR-konsulentordning. Sager: Samarbejdsaftale - HR - Tønder og Aabenraa provsti - 2020 (2020 - 31004) Bilag: Samarbejdsaftale - entreprenørmodel - Tønder Provsti	Punktet udsættes.
12 - Fra Ribe Stift, Høringsbrev vedr. pastoratsammenlægning 2020 Lukket punkt Bilag på dagsorden for lukket møde. Sager: Høringsbrev - Pastoratssammenlægning - 2020 (2020 - 30990) Bilag: Aktdokument
13 - Mødedatoer 2021 PU Forslag for 2021. Sager: Mødedatoer - PU - 2021 (2020 - 31134) Bilag: Mødedatoer 2021 PU	Gennemgået.
14 - Turistarbejdsgruppe, opfølgning november 2020 Efter ønske fra provsten. Sager: Arbejdsgruppe - Turisme - Tønder Provsti (2020 - 19182) Bilag: Aktdokument	Udsat.
15 - Evaluering, budgetproces 2020 Efter ønske fra PUs formand. Sager: Evaluering - Budgetproces - 2020 (2020 - 31171) Bilag: Aktdokument	Udsat.
16 - Hjerpsted MR, anmodning, allonge forpagtningskontrakter Hjerpsted MR anmoder (mail af 21.10.2020) om tilladelse til allonge for 3 forpagtningskontrakter. Sager: Forpagtningskontrakter - Hjerpsted MR -Allonge - 2020 (2020 - 30314) Bilag: Document - 21 Oct 2020, Doc - 21-10-2020 - 15.22	Allongerne godkendtes.
17 - Anmodning udmeldelse PU, Tønder provsti Wivi Hansen anmoder (15.09.2020) om udtrædelse af PU. Stedfortræder Helene Hansen er indkaldt. Sager: Anmodning - Udmeldelse - Tønder PU - 2020 (2020 - 27966) Bilag: Aktdokument	Taget til efterretning.
18 - Nørre Løgum, kirkegårdsvedtægter Nørre Løgum MR anmoder (mail af 16.10.2020) om godkendelse af ændrede kirkegårdsvedtægter for Nørre Løgum kirkegård. Sager: Kirkegårdsvedtægter - Nørre Løgum MR - 2020 (2020 - 30038) Bilag: Ændringer af kirkegårdsvedtægter for Nr. Løgum kirke, Scan_0063	Godkendt.
19 - Højst MR, kirkegårdsvedtægter Højst MR anmoder (mail af 21.10.2020) om godkendelse af kirkegårdsvedtægt for Højst kirkegård. Sager: Vedtægt - Højst MR - Kirkegård - 2018 (2018 - 23246) Bilag:	Godkendt.
20 - Hostrup MR, fældning af træer, Hostrup kirkegård Hostrup MR anmoder (mail af 21.10.2020) om tilladelse til fældning af træer på Hostrup kirkegård. Sager: Fældning - Hostrup kirkegård - Træer - 2020 (2020 - 30306) Bilag: Forespørgsel om fældning af træer., CCF21102020_0004	Godkendes
21 - Visby MR, fældning træ, Visby kirkegård Til efterretning. Visby MR anmoder (mail af 06.10.2020) om tilladelse til fældning af 1 træ på Visby kirkegård. Tilladelse er adm. givet (mail af 07.10.2020). Sager: Anmodning - Visby kirkegård - Fældning træ - 2020 (2020 - 28686) Anmodning - Visby kirkegård - Fældning træ - 2020 (2020 - 28686) Bilag: CamScanner 10-06-2020 09.03.39, CamScanner 10- 06-2020 09.03.39, Aktdokument	Godkendes.
22 - Toftlund-Tirslund MR, afskrift syn 2020 Toftlund-Tirslund MR har (mail af 29.09.2020) indsendt afskrift af synsprotokol for Toftlund kirke, kirkegård og præstegård samt Tirslund kirke og kirkegård. Sager: Syn - Toftlund-Tirslund MR - 2020 (2020 - 28198) Bilag: Syn, Syn Toftlund Kirke 23.9.2020, Syn Tirslund Kirke 23.9.2020, Syn præstegård 23.9.2020	Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning.
23 - Rømø MR, syn 2020 Rømø MR har (mail af 30.09.2020) indsendt synsprotokol for Rømø kirke, kirkegård og præstegård. Sager: Syn - Rømø MR - 2020 (2020 - 28200) Bilag: ME Bygningssyn Rømø Præstegård 2020, ME Bygningssyn Rømø kirke 2020	Godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning.
24 - Eventuelt Sager: PU-møde Tønder provsti 4. november 2020 (2020 - 30079) Bilag: Aktdokument
25 - RAMS ansvarlig i MR Orientering om især ønske om MR-kontaktperson til RAMS. Sager: RAMS - Lokal RAMS ansvarlig - 2020 (2020 - 30023) Bilag: Information vedr. RAMS bestyrelsesmøde	Orientering modtaget.
26 - PwC, Kasseeftersyn for 2020 ved de kirkelige kasser i Ribe Stift Orientering om digitalt kasseeftersyn for kirkekasserne i 2020. Sager: Kasseeftersyn - PwC - Ribe Stift - 2020 (2020 - 30089) Bilag: Kasseeftersyn for 2020 ved de kirkelige kasser i Ribe Stift, Brev vedr. kasseeftersyn for 2020	Orientering modtaget.
27 - Provstiudvalgskonference, rettelse Orientering om rettelse: På referatet fra Eventuelt, PU-mødet 07.10.2020. Der står "provstiudvalgskonkurrence". Der skal stå "provstiudvalgskonference". Sager: Indbydelse - Provstiudvalgskonference - 2021 (2020 - 28210)	Orientering modtaget.