PU-referat 20. maj 2020
| PU-møde 20. maj 2020 - d. 20-05-2020 kl. 13:00 til 16:00 Deltagere: Tønder Provstiudvalg, Tønder Provsti Mødet er ikke offentligt. Afbud: Wivi Hansen. Ikke tilstede ved beslutning på pkt. 4: Christina Rygaard Kristiansen. Ikke tilstede ved beslutning på pkt. 12: Anne Marie Nielsen. Ikke tilstede ved beslutning på pkt. 13: Haakon Friedrichsen. Ikke tilstede ved beslutning på pkt. 20: Erling Bjerrum-Petersen. | |
|---|---|
| 1 - PU-forvaltning under Coronakrisen Aftale med PU (mail af 20.03.2020) vedr. forvaltning under Coronakrisen, herunder præcisering vedr. adm. behandlinger. Sager: Corona - PU Tønder - Forvaltning - 2020 (2020 - 10311) Bilag: Til PU, opdatering PU-forvaltning. | Godkendt. |
| 2 - Undladelse af opskrivning drift, foreløbig rammeudmelding Afgørelse vedr. foreløbig undladelse af opskrivning på drift i den foreløbige rammeudmelding, samt varsel om mulighed for ingen tilskrivning i den endelige rammeudmelding (mail af 21.04.2020). Desuden vedlagt forespørgsel incl. talmateriale til PU (mail af 15.04.2020), samt meddelelse til MR (mail af 21.04.2020). Sagen er behandlet pr. e-mail med PUs medlemmer. PUs svarmails er journaliseret under sagen. Sager: Budget - Foreløbig ramme - 2021 - Ingen opskrivning - PU (2020 - 12295) Budget - Foreløbig ramme - 2021 - Ingen opskrivning - PU (2020 - 12295) Budget - Foreløbig ramme - 2021 - Ingen opskrivning. - PU (2020 - 12295) Bilag: Til PU, opsummering, undladelse af opskrivning drift, foreløbig rammeudmelding, Til MR, vedr. rammeudmelding og opskrivning, Til PU, vedr. foreløbig rammeudmelding budget 2021 | Godkendt. |
| 3 - Kvartalsrapport PUK, 1. kvt. 2020 Ikke ganske retvisende, da opkrævning på RAMS først ankom til 2. kvt. Det udligner sig hen over året. Desuden udlæg på kr. 22.715,-- under adm. & fællesudgifter til præsternes studietur. Pengene kommer således retur til PUK. De ca. 2.000,- på civilregistrering skyldes, at provstiet modtog en regning for afholdelse af opdateringskursus for kirkebogs-registranter. Det er en tendens, at flere og flere fællesudgifter bliver sendt af sted til provstierne. Fx konsulenthonorarer og møder/kurser iværksat af stiftet/KM/Folkekirkens IT. Dette er måske noget, der bør budgetteres fremover. Men ellers hober PUK penge op, eftersom der p.t. ikke er indkommet anmodninger om udbetalinger til HR-konsulent eller fejringen af Genforeningen (sidstnævnte kommer næppe, Coruna-situationen taget i betragtning), ligesom Corona har medført et fald i udgifter relateret til møder for provsti, PU og provst. At vi står lavt i frie midler giver ingen bekymring. Det er reguleret med tilførelse af midler i ligningen for 2020. Sager: Kvartalsrapporter - Tønder Provsti - PUK - 2020 (2020 - 13624) Bilag: Kvartalsrapport PUK, 1. kvt. 2020 | Kvartalsrapporten for PUK, 1. kvt. 2020 godkendes. |
4 - Møgeltønder præstegaard, Licitation og | Godkendt. PU beder om at blive informeret, så snart at spørgsmålet vedr. nyt køkken er afklaret. |
| 5 - PU-møde 16. april 2020, ref Underskrivelse af referat fra PU-møde 16.04.2020 med aflevering af årsregnskabet for PUK 2019. Sager: PU-møde 20. maj 2020 Tønder provsti (2020 - 12763) Bilag: PU-møde 16. april 2020, ref | Referatet underskrevet. PU-mødet blev sat adm. op for at sikre rettidig aflevering. |
| 6 - Opsamling Corona Opsamling vedr. provstisamråd, kommisorier kirkegårde & turisttryk, e.a. Sager: Sag hørende til mødet: PU-Møde 20.maj 2020 | Provstisamrådet i 2020 aflyses endeligt. Kommissorier for kirkegårds- og turistudvalg gennemgået. Kommissorierne blev godkendt. Der udarbejdes en tidsplan. |
| 7 - PUK budget 2021 PUs ønsker & overvejelser m.h.t. budget 2021 for PUK. Sager: Budget 2021 - PUK - Tønder provsti (2020 - 14565) Bilag: Aktdokument | Blev drøftet. PU ønsker at overføre kr. 50.000,- til brug for et Genforeningsarr. til 2021. PU ønsker at bibeholde kr. 100.000,- til HR-konsulent i 2021. |
| 8 - Forudbetaling, regninger, genoptagelse Genoptagelse af sag vedr. forudbetaling på årlige regninger. Vedlagt skrivelser fra PU-formanden (mail af 06.03.2020), samt ref. af tidligere PU-behandlinger (07.11.2019; 15.01.2020). Sager: Forudbetaling - Kirkegård - Regninger - Genbehandling (2020 - 8582) Forudbetaling - Kirkegård - Regninger - Genbehandling (2020 - 8582) Gravstedsopkrævning - Legat - Forud (2019 - 30488) Gravstedsopkrævning - Legat - Forud (2019 - 30488) Bilag: Til MR, udsættelse, forudbetaling, Provstiudvalg ang. Forudbetaling nr 2., Delreferat fra møde PU-møde 15. januar 2020, Delreferat fra møde PU-møde 7. november 2019 | PU er blevet gjort opmærksom på både juridiske og praktiske problemer m.h.t. PUs beslutning om at indføre forudbetaling for betalingsaftaler for kirkegårdene. PU tilbagekalder sine beslutninger (07.11.2019 og 15.01.2020) vedr. forudbetalinger. Menighedsrådene er fri til selv at bestemme i sagen. Det vil være dog være hensigtsmæssigt, at regningerne udsendes senest 1. november. |
| 9 - Brede MR, finansiering dige Udsat fra PU-mødet 4. marts 2020. Finansiering bør afklares. Tekniske udfordringer gør, at ikke alle relevante bilag er medtaget. De vil være til rådighed i hardcopy på mødet. Sager: Byggesag - Brede MR - Stendiger (2018 - 35978) Byggesag - Brede MR - Stendiger (2018 - 35978) Bilag: Aktdokument, Delreferat fra møde PU-møde 4. marts 2020, Fra Brede MR, kirkegårdsdige, brev 12.02.2020 | PU ønsker at afvente resultatet af udbuddet på arbejdet. Når dette foreligger vil PU genoptager behandlingen af sagen. |
| 10 - Udviklingsplan, Skærbæk kirkegård Skærbæk MR har (mail af 16.04.2020) indsendt udviklingsplan for Skærbæk kirkegård. Planen er 21.04.2020 sendt til kirkegårdskonsulenten til udtalelse. Udtalelsen er efterfølgende (mail af 29.04.2020) fremkommet. Bilag med udviklingsplanen er fremsendt til PU i separat mail af 11.05.2020. Sager: Kirkegårde - Skærbæk MR - Ny plan - 2019 (2019 - 4670) Kirkegårde - Skærbæk MR - Ny plan - 2019 (2019 - 4670) Bilag: Skærbæk kirke, Skærbæk udtal 20 - Udviklingsplan | PU har nøje taget kirkegårdskonsulens udtalelse om planen i betragtning. Udviklingsplanen kan ikke godkendes. |
| 11 - Danske Sømands- og Udlandskirker, henvendelse Danske Sømands- og Udlandskirker har (mail af 27.02.2020) henvendt sig til PU om økonomisk støtte. Sager: Henvendelse - Budget - Sømandskirker (2020 - 8696) Bilag: Opfordring til provstiudvalget | PU finder, at det er op til det enkelte MR. |
| 12 - Ballum MR, Ansøgning, 5%midler, ekstra revision Til efterretning. Ballum MR ansøger (mail af 26.03.2020) om 5%midler på kr. 36.375,- til dækning af regning for ekstraordinært revision. Dette er adm. bevilget (mail af 27.03.2020). Sager: Ansøgning - Ballum MR - 5%midler - Regning ekstraordinær revision (2020 - 10929) Ansøgning - Ballum MR - 5%midler - Regning ekstraordinær revision (2020 - 10929) Bilag: Aktdokument, Ansøgning om dækning af 5% puljen til ekstra revision af legatmidler m.m., PWC, bilag | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
13 - Hostrup MR, ansøgning, 5%midler, reparation Dette er (mail af 23.03.2020) adm. bevilget. | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
| 14 - Rømø MR, ansøgning, 5%midler, oprensning grøfter Til efterretning. Rømø MR ansøger (mail af 12.03.2020) om 5%midler på kr. til uforudset udgift på kr. 35.781,25. Dette til oprensning af grøfter omkring Rømø kirke og præstegård. Dette er (mail af 23.03.2020) adm. bevilget. Sager: Ansøgning - Rømø MR - 5%midler - Grøfter (2020 - 9801) Ansøgning - Rømø MR - 5%midler - Grøfter (2020 - 9801) Bilag: ME PU ansøgning oprensning af grøfter, ME Oprensning grøfter 2020 TK belægning - 04.03.2020, Aktdokument | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
| 15 - Visby MR, Ansøgning, midler til reparationskalkning Til efterretning. Visby MR ansøger (mail af 27.04.2020) om tillægsbevilling på kr. 200.000,- til indre kalkning af Visby kirke. Forøgelsen skyldes opfyldelse af betingelser fra Ribe Stift for at arbejdet kan godkendes. Det ansøgte er adm. bevilget (mail af 30.04.2020). | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
| 16 - Visby MR, ansøgning, overførsel af midler 2019- 2020 Til efterretning. Visby MR ansøger (brev af 27.02.2020) om tilladelse til at overføre kr. 8457,- fra uforbrugte anlægsmidler i regnskabet 2019 til 2020. Dette til brug for fugearbejde. Dette er (mail af 28.02.2020) adm. bevilget. Sager: Ansøgning - Visby MR - Overførsel af midler - 2019- 2020 (2020 - 7633) Ansøgning - Visby MR - Overførsel af midler - 2019- 2020 (2020 - 7633) Bilag: Overførsel af midler fra 2019 | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
| 17 - Løgumkloster MR, ansøgning overførsel midler 2019 til 2020 Til efterretning. Løgumkloster MR ansøger (brev af 06.03.2020) om tilladelse til at overføre kr. 55.224,- fra uforbrugte anlægsmidler i regnskabet 2019 til 2020. Dette til brug for bl.a. visionsarbejde i Løgumkloster MR. Dette er (mail af 16.04.2020) adm. bevilget. Sager: Ansøgning - Løgumkloster MR - Overførsel midler 2019-2020 (2020 - 8406) Ansøgning - Løgumkloster MR - Overførsel midler 2019-2020 (2020 - 8406) Bilag: Brev til provstiudvalget 6. 3. 2020, Aktdokument | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
18 - Døstrup MR, ansøgning, overførsel frie midler, anlæg 2020. Dette til brug for etablering af | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
| 19 - Døstrup MR, tilladelse etablering automatisk klokkeanlæg Til efterretning. I forbindelse med etablering af automatisk ringeanlæg i Døstrup kirke, har Thubalka (mail af 29.04.2020), på Døstrup MRs foranledning fremsendt dokumentation for, at der ikke bliver tale om indgreb i Døstrup kirkes konstruktion, klokkeværk m.v. Da PU før har behandlet økonomien i projektet (24.03.2020), er projektet adm. godkendt (mail af 30.04.2020). Sager: Byggesag - Døstrup MR - Automatisk klokkeringning - Bevilling - Godkendelse (2020 - 8014) Byggesag - Døstrup MR - Automatisk klokkeringning - Bevilling - Godkendelse (2020 - 8014) Bilag: Aktdokument, Aktdokument | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
| 20 - Fra Abild MR, Tillæg til kirkegårdsvedtægt, skærver 2020 Til efterretning. Abild MR anmoder (mail af 22.03.2020) om godkendelse af ændring af kirkegårdsvedtægten for Abild kirkegård. Der ønskes mulighed for at undlade brug af granitskærver ved nyanlæg eller ændringer af gravsteder. Dette er adm. behandlet (mail af 23.03.2020) med en principiel godkendelse. | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
| 21 - Nørre Løgum MR, syn 2019 Til efterretning. Nørre Løgum MR har (mail af 03.03.2020) indsendt udskrift af synsprotokol for 2019 af Nørre Løgum kirke, kirkegård og præstegård. Udskriften af synsprotokollen er adm. behandlet 26.03.2020 med meddelelse til Nørre Løgum MR om godkendt under forudsætning af budgetmæssig dækning. Sager: Syn - Nørre Løgum - 2019 (2020 - 1002) Syn - Nørre Løgum - 2019 (2020 - 1002) Bilag: SYN 2019 til TP 270220, Aktdokument | Taget til efterretning og godkendt af PU. |
| 22 - Eventuelt Sager: PU-møde 20. maj 2020 Tønder provsti (2020 - 12763) Bilag: Aktdokument | PU vil evaluere provstiets ordning med HRkonsulent. Orientering om omkontering i 7-sognspastoratet. |
| 23 - Aflysning konsulentrunden Orientering. Ribe Stift oplyser (brev af 16.04.2020) at konsulentrunden i foråret 2020 er aflyst. Det er 11.05.2020 meddelt at næste konsulentrunde bliver 21.-23.10 2020 (incl). | PU orienteret. |
| 24 - Møgeltønder MR, genaflevering af regnskabet 03.04.2020 for 2018 Til orientering. Regnskabsføreren for Møgeltønder MR har genafleveret årsregnskab for Møgeltønder kirkekasse 2018. Dette skyldes tekniske problemer i regnskabssystemet, som umuliggjorde en færdiggørelse af årsregnskabet 2019. Provstiet har påset, at det genafleverede regnskab stemmer nøje overens med det tidligere afleverede og offentliggjorte regnskab. Dette er meddelt Møgeltønder MR. Sager: Møgeltønder - Årsregnskab 2018 - Genaflevering - Teknisk (2020 - 13038) Møgeltønder - Årsregnskab 2018 - Genaflevering - Teknisk (2020 - 13038) | PU orienteret. |
| 25 - Lukning af provstiudvalg.dk Orientering. Folkekirkens IT meddeler (mail af 24.04.2020), at provstiudvalg.dk lukkes. Sager: Lukning - IT - 2020 (2020 - 13096) Bilag: Lukning af provstiudvalg.dk | PU orienteret. |
| 26 - Rømø MR, Stråtag Rømø præstegård, udførelse Til orientering. Rømø MR meddeler (mail af 27.04.2020) at licitationen på arbejdet med Rømø præstegårds tag nu er afgjort. Rømø MR har prioriteret at få arbejdet igangsat så hurtigt som muligt | PU orienteret. |
| 27 - Kode på telefon/tablet, Kirkenet-mail Orientering. Folkekirkens IT meddeler (mail af 27.04,2020) er der pr. 1, maj 2020 skal anvendes 6-cifret kode ved brug af Kirkenet-mail fra telefon/tablet. Sager: IT-kontoret - Diverse - 2020 - Tønder provsti (2020 - 5965) Bilag: Brug af sekscifret kode på telefontablet, når du læser Kirkenet-mail, image004 | PU orienteret. |
| 28 - Tønder MR, orientering, kommende 5%ansøgning, Kirkepladsen 9 Orientering. Tønder MR meddeler (mail af 11.03.2020), at der måske senere indsendes ansøgning om 5%midler i.f.m. uventet reparation af Kirkepladsen 5. Beløbets størrelse er ukendt. Sager: Orientering - Tønder MR - Kirkepladsen 9 - 5%midler (2020 - 9868) Bilag: Orientering | PU orienteret. |
| 29 - Fra Sydbank, Ny negativ rente, april 2020 Orientering. Sydbank meddeler (brev 21.04.2020), at den negative rente ændres til 0,60%. Samtidig udgår friholdelseskontoen. Merudgiften anslås, meget løst, til 3.000 - 5.000,- årligt, samlet for PUK og 5%kontoen. | PU orienteret. |
| 30 - Aflevering årsregnskabet 2019, MR Orientering. Brøns og Vodder (nu Brøns-Vodder) har 11.05.2020 endnu ikke afleveret årsregnskabet for 2019. Problemet er primært af teknisk art. Provstiet er i dialog med MR, regnskabsfører, KM samt provstirevision om løsninger og forholdsregler. Sager: Årsregnskab 2019 - MR - Rykkere (2020 - 14135) Bilag: SV Til Brøns-Vodder MR, vedr. aflevering årsregnskabet 2019 | PU orienteret. |
Tønder Provsti, Nørregade 31, st. tv., 6270 Tønder. Tlf. 23 66 70 70, Email: toender.provsti(a)km.dk
CVR nr.: 21268771 - EAN nr.: 5798000855519
CVR nr.: 21268771 - EAN nr.: 5798000855519